Candidate Experience & Operations Associate (m/w/d)

Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen. Aufgaben People & Prozess • Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken • Begleitung und Logistik von Hospitationen • Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess • Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort • Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt Automatisierung & Tech • Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows) • Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation • Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen • Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable) Qualifikation Must-have • 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt • Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst • Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität • Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten • Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools • Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+) • Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement Nice-to-have • Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools • Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM • Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld • Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil Benefits • Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an • Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team • Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot) • Flexible Arbeitsgestaltung Wir freuen uns über deine Bewerbung! Find Jobs in Germany on Arbeitnow